Déclaration de protection des données

1. Introduction et champ d’application

Cette déclaration de protection des données personnelles vous informe sur la nature, la portée et la finalité des données personnelles collectées et utilisées par le Groupe ETAVIS en Suisse.

Le traitement des données à caractère personnel, telles que le nom, l’adresse électronique ou le numéro de téléphone d’une personne, respecte toujours les dispositions légales relatives à la protection des données applicables au Groupe ETAVIS.

D’autres déclarations de protection des données, contrats spécifiques ou conditions générales, conditions de participation et documents similaires peuvent également s’appliquer selon les cas.

2. Collecte et utilisation de données personnelles

Nous traitons uniquement les données personnelles que nous obtenons dans le cadre de la relation commerciale nous liant à nos clients et autres partenaires ou que nous collectons des utilisateurs de nos sites Internet et autres applications.

Sauf accord contraire, vos données sont uniquement traitées aux fins de la transaction impliquée, s’il existe une base légale ou si vous avez en amont consenti à leur collecte et à leur traitement. Un consentement donné peut être révoqué à tout moment, cette révocation ne pouvant toutefois s’appliquer aux données déjà traitées.

a) Données de partenaires commerciaux

Dans le cadre de nos activités commerciales, nous traitons les données personnelles de nos clients, sous-traitants, fournisseurs et autres partenaires commerciaux. Ces données comprennent les informations suivantes:

• prénom, nom et coordonnées des personnes de contact, position et titre, entreprise et poste occupé, secteur, éventuelles relations transversales (notamment personnes associées ou proches), renseignements sur la solvabilité, références et autres informations générales;

• communication avec des partenaires commerciaux existants, anciens et potentiels ainsi qu’avec des tiers, informations sur les prestations et la facturation, coordonnées bancaires, couverture d’assurance, documentation et autres informations en rapport avec la relation commerciale.

Nous obtenons ces données directement de vous ou d’autres personnes impliquées dans une relation d’affaires. Dans la mesure où cela est autorisé, nous recueillons également des données auprès de sources accessibles au public (telles que registre du commerce, registre des poursuites, registre foncier, Internet) ou obtenons des données d’autres entreprises du Groupe Vinci Energies, d’autorités ou d’autres tiers (tels que bureaux d’enquête sur la solvabilité ou revendeurs d’adresses).

Nous traitons ces données personnelles principalement pour conclure, exécuter, documenter, facturer et améliorer les contrats nous liant à nos clients et à nos partenaires commerciaux ou pour recourir aux prestations de nos partenaires commerciaux. Ce traitement vise notamment à remplir les obligations juridiques et contractuelles applicables en Suisse et à l’étranger (comme communiquer au client ou à son représentant les personnes mises à contribution pour un projet), à faire valoir ou défendre des droits juridiques, à garantir notre exploitation et en particulier la sécurité informatique, celle des bâtiments et des systèmes, et à protéger notre personnel et autres personnes ainsi que nos informations propres ou celles qui nous sont confiées (telles que contrôles d’accès, listes de visiteurs, scanners de réseau et de messagerie, enregistrements téléphoniques). Nous traitons les données à caractère personnel de nos partenaires commerciaux également pour communiquer avec eux, répondre aux demandes et leur faire parvenir des newsletters, des informations sur les offres des autres entreprises appartenant au Groupe Vinci Energies et des invitations à des événements.

Dans la mesure où le traitement de ces données à caractère personnel nécessite une base juridique, nous nous appuyons sur votre consentement ou sur notre intérêt légitime à pouvoir répondre aux demandes reçues ainsi que proposer et développer nos activités commerciales.

b) Utilisation de nos sites Internet

Lors de la visite et de l’utilisation de nos sites Internet, un certain nombre de données et d’informations générales sont saisies et enregistrées dans des fichiers journaux. Informations susceptibles d’être saisies: adresse IP, date et heure de l’accès au site Internet, requête du navigateur, informations sur le système d’exploitation ou navigateur utilisé et le fournisseur d’accès à Internet du système connecté, site Internet à partir duquel notre site est consulté et autres données et informations similaires qui servent à se défendre des dangers en cas d’attaques de nos systèmes informatiques.

Nous avons besoin de ces données pour afficher correctement les contenus de nos sites Internet et en garantir la fonctionnalité et la sécurité, pour optimiser ces contenus et les publicités les concernant et aussi pour combattre et élucider les cyberattaques et autres utilisations abusives. Ces données d’utilisation servent par ailleurs de base à des évaluations statistiques anonymes qui nous permettent d’identifier les tendances et de modifier et améliorer en conséquence nos offres, les sites et la sécurité des données. Les données des fichiers journaux sont stockées séparément de toutes les autres données personnelles communiquées par la personne.

Dans la mesure où le traitement de ces données à caractère personnel nécessite une base juridique, nous nous appuyons sur votre consentement ou sur notre intérêt légitime à pouvoir proposer, protéger et développer nos sites Internet.

c) Commentaires dans les blogs

Sur certains sites Internet, nous offrons aux utilisateurs la possibilité d’émettre leurs propres commentaires sur des articles de blog. Un blog et les commentaires sur un article de blog sont ouverts au public et peuvent être commentés par des tiers.

Si vous émettez un commentaire dans un blog, votre commentaire sera enregistré et publié ainsi que la date et l’heure de son émission et le nom utilisateur que vous avez choisi (pseudonyme). Votre adresse IP aussi sera automatiquement enregistrée. L’enregistrement de l’adresse IP est effectué pour des raisons de sécurité et pour le cas où un commentaire émis violerait les droits de tiers ou posterait des contenus illégaux. L’adresse IP n’est pas transmise à des tiers sauf si cette transmission est imposée par la loi ou sert à faire respecter ou à défendre nos droits.

Dans la mesure où nous avons besoin d’une base juridique pour traiter ces données à caractère personnel, nous nous appuyons sur votre consentement.

d) Possibilités de contact via le site Internet et autres voies de communication

Si une personne prend contact avec nous par e-mail, lettre, téléphone, formulaire de contact d’un site Internet ou par un autre moyen, nous saisissons les données personnelles qu’elle nous a communiquées. Ces données fournies sur une base volontaire sont enregistrées pour permettre le traitement de la demande ou la prise de contact avec la personne concernée.

Dans la mesure où le traitement de ces données à caractère personnel nécessite une base juridique, nous nous appuyons sur votre consentement ou sur notre intérêt légitime à pouvoir répondre aux demandes reçues ainsi que proposer et développer nos activités commerciales.

e) Candidatures

Dans le cadre d’une procédure de candidature, nous traitons les documents du dossier et les données à caractère personnel qui y sont liées. Si cette candidature ne débouche pas sur un contrat de travail, les documents du dossier seront effacés au plus tard six mois après la clôture de la procédure de candidature, à moins que la personne candidate n’ait donné son consentement à une plus longue conservation ou que l’effacement soit contraire à nos intérêts légitimes.

Si vous répondez directement à une offre d’emploi en ligne via un formulaire de contact, une bourse des emplois ou une agence de placement, la politique de confidentialité de ces plateformes et prestataires s’appliquera également.

Dans la mesure où le traitement de ces données à caractère personnel nécessite une base juridique, nous nous appuyons sur votre consentement ou sur notre intérêt légitime à pouvoir répondre aux demandes de candidature reçues et à les traiter.

f) Traitement à des fins de marketing et newsletter

Si la loi l’autorise et que vous n’avez pas fait opposition à l’utilisation de vos données, nous pouvons utiliser vos données à des fins de publicité et de marketing (y compris organisation d’événements et envoi de newsletters sur des activités et offres actuelles). Si vous vous opposez à une utilisation à des fins de marketing et de publicité, nous vous mettrons sur la liste d’opposition à toute nouvelle communication de marketing.

Dans nos newsletters et autres e-mails de marketing, nous intégrons en partie et si autorisé des pixels visibles ou invisibles qui nous permettent de voir dans quelle mesure et à quel moment l’e-mail a été ouvert. Ces informations nous servent à évaluer et à mieux comprendre comment nos offres sont utilisées et susceptibles d’être améliorées.

Dans la mesure où le traitement de ces données à caractère personnel nécessite une base juridique, nous nous appuyons sur votre consentement ou sur notre intérêt légitime à pouvoir proposer et développer nos activités commerciales.

g) Cookies et plugins de médias sociaux

Nous appliquons sur nos sites Internet des «cookies» et techniques similaires qui permettent d’identifier votre navigateur ou votre terminal. Les cookies sont de petits fichiers que notre serveur web envoie à votre navigateur, enregistre sur votre terminal et reconnait lors d’une visite ultérieure. Un cookie nous aide à optimiser les informations et offres de notre site Internet. Les cookies nous permettent de reconnaitre les utilisateurs de notre site Internet.

Nous utilisons les cookies pour

• présenter correctement et optimiser les contenus de nos sites Internet;

• faciliter aux utilisateurs la navigation sur nos sites;

• mieux comprendre comment les utilisateurs utilisent nos offres et contenus;

• afficher des contenus et publicités parfaitement adaptés aux besoins de l’utilisateur (ce qui peut également se produire sur les sites Internet d’autres entreprises; ces dernières n’apprennent pas toutefois de notre part qui vous êtes, à supposer que nous le sachions nous-mêmes, car elles peuvent seulement voir que l’utilisateur de leur site Internet avait précédemment navigué sur une certaine page de notre site);

• garantir la fonctionnalité de notre système informatique.

Certains cookies sont déposés par nous, d’autres par des partenaires contractuels avec lesquels nous collaborons.

3. Transfert et transmission des données à l’étranger

Dans le cadre de nos activités commerciales et des fins évoquées a’ l’article 2, nous communiquons les données à des tiers soit parce qu’ils les traitent pour nous, soit pour qu’ils les utilisent à leurs propres fins dans la mesure où cela est autorisé et que nous le jugeons opportun. Il s’agit ici des instances suivantes:

• nos prestataires de services (au sein du Groupe Vinci Energies ou externes tels que banques, compagnies d’assurances), y compris sous-traitants (tels que fournisseurs de services informatiques);

• autres sociétés du Groupe Vinci Energies;

• Clients, représentants de maitres d’ouvrage, distributeurs, fournisseurs, entreprises sous-traitantes et autres partenaires commerciaux;

• autorités suisses ou étrangères ou autres tiers dans la mesure où nous y sommes tenus par la loi ou si la préservation de nos intérêts l’exige, comme la lutte contre une utilisation abusive ou la sauvegarde de droits;

• organisations professionnelles, fédérations, organisations et autres comités;

• acquéreurs ou parties intéressées par l’acquisition de secteurs d’activité, de sociétés ou d’autres entités du Groupe Vinci Energies;

• autres parties impliquées dans des procédures juridiques potentielles ou effectives.

Ces instances sont toutes regroupées sous le terme de «destinataires».

Ces destinataires sont en partie en Suisse mais peuvent se trouver aussi dans tous les coins du globe. Vos données sont susceptibles d’être transférées en particulier dans tous les pays où le Groupe Vinci Energies est représenté par des sociétés du Groupe, des succursales ou autres bureaux (https://www.vinci-energies.com/en/implantations/), ainsi que dans d’autres pays d’Europe et aux États-Unis où se trouvent les prestataires auxquels nous avons recours (tels que Microsoft, SAP, Salesforce.com).

Si nous transférons des données dans un pays ne disposant pas d’une protection légale des données suffisante, nous veillons, comme prévu par la loi, à assurer un niveau de protection suffisant en concluant des contrats allant dans ce sens (notamment sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne) ou en appliquant des règles d’entreprise contraignantes (« Binding Corporate Rules »), ou bien nous nous appuyons sur les exceptions prévues par la loi, notamment votre consentement, la conclusion ou l’exécution d’un contrat, la constatation, l’exercice ou la défense de droits. Pour en savoir plus sur les mesures mises en œuvre, il vous est possible de contacter la personne mentionnée a’ l’article7.

4. Confidentialité

En coopération avec nos prestataires partenaires, nous mettons tout en œuvre pour protéger vos données contre des accès non autorisés, pertes, utilisations abusives et falsifications en engageant des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées.

5. Durée de conservation

Nous traitons les données à caractère personnel aussi longtemps que le requièrent les fins poursuivies par le traitement, les délais de conservation légaux et nos intérêts légitimes à la constitution de preuves et de documentation, ou tant qu’un stockage est imposé par des contraintes techniques. La constitution de preuves et de documentation sert notre intérêt à consigner les opérations, interactions et autres faits dans le cas de réclamations légales ou désaccords, à des fins de sécurité informatique et de sécurité des infrastructures et comme preuve de bonne gouvernance d’entreprise (« Corporate Governance ») et de conformité (« Compliance »). Un stockage peut s’imposer pour des contraintes techniques quand certaines données ne peuvent pas être dissociées d’autres et sont donc obligatoirement à conserver avec ces dernières (dans le cas notamment de sauvegardes (« backups ») ou de systèmes de gestion de documents).

Les données sur l’utilisation de notre site sont généralement soumises à des délais de conservation de douze mois ou moins, sous réserve que nous n’en ayons pas besoin plus longtemps pour des cas exceptionnels comme la défense de nos intérêts légitimes ou la lutte contre une utilisation abusive. De plus amples informations sur la durée de stockage et de traitement des différentes données figurent dans la politique de cookies (« Cookies Policy »).

Si aucune obligation légale ou contractuelle ne s’y oppose, nous détruisons, supprimons ou rendons anonymes les données à caractère personnel après expiration de la durée de stockage ou de traitement selon nos procédures habituelles.

6. Vos droits

7. Responsable / Contact

 

Version du 12 avril 2022